Wskazówki i porady

Grupa docelowa

Cel imprezy i grupa docelowa
Pierwszym krokiem przy organizacji eventu jest ustalenie właściwej grupy docelowej oraz celu eventu. To fundament wydarzenia, a mocny fundament jest podstawą sukcesu. Kolejno, możesz skupić się na wybraniu lokacji albo zarezerwowaniu artysty, który uświetni wieczór.

Grupa docelowa
Wybranie grupy docelowej jest pierwszym zadaniem.
Grupy możemy podzielić na wewnętrzne i zewnętrzne.

Wewnętrzna grupa docelowa
- Pracownicy;
- Kierownicy;
- Organy zarządzające;
- Ich partnerzy.

To rozsądne by powyższych grup nie mieszać w tym samym wydarzeniu. Zanim zorganizujesz coś wspólnego dla nich, pamiętaj, że to zupełnie różne grupy.

Zewnętrzne grupy docelowe
- Klienci;
- Podwykonawcy;
- Potencjalni klienci;
- Prasa;
- Sąsiedzi;
- Władze;
- Sponsorzy.

Oczywiście to nie wszyscy. Z tym określeniem wiąże się jeszcze więcej grup. Wymieniliśmy kilka by wyjaśnić pojęcie. A żeby dokonać jeszcze lepszych wyborów podzielcie te grupy na mniejsze, szczególnie gdy chodzi o klientów.

Na przykład:
- Użytkownicy;
- Decyzyjni;
- Liderzy (wpływający na decyzję).

Grupa „Klienci" jest zbyt często traktowana jednakowo. Tymczasem każdy ma inne podejście i inaczej się zachowuje. Lepiej nie łączyć użytkowników z osobami decyzyjnymi, którzy mogą być jednocześnie liderami.
Pewnie się zastanawiacie czy mali i duzi klienci zasługują na różne, urozmaicone eventy. W zależności od celu imprezy możecie zaprosić obecnych oraz potencjalnych klientów. Będziecie mieć okazję do wymiany informacji, a stali klienci do polecenia Waszej firmy innym gościom imprezy.

Zadaj sobie pytanie: jakie emocje wyraża grupa docelowa? Co łączy ją z firmą? Co wiąże tych ludzi nawzajem? Co sądzą o firmie? Czy są dumni z tego, że dla niej pracują? Zgadzają się z jej polityką? Są przychylnie nastawieni do reorganizacji w firmie w trudnych rynkowych warunkach? Chcą współpracować czy są cyniczni? I wreszcie, czy są numerem jeden na rynku, czy też muszą ciężko walczyć o zachowanie tej pozycji?

Odpowiedzi na te pytania pomogą Wam wybrać dopasowany program event’u. Na przykład w firmie, w której odbyła się ostatnio reorganizacja oraz zwolniono część zatrudnionych, wystawne przyjęcie po prostu nie pasuje. Skromność byłaby w tym przypadku bardziej na miejscu, co więcej, przyniosłaby większy efekt.

Cel eventu
Czy robicie prostą imprezę dla pracowników czy wielkie party dla klientów, każdy z tych eventów ma swoje cele.
Dlaczego taki a nie inny event? Odpowiedź na to pytanie jest jednocześnie pozycją wyjściową i bierze odpowiedzialność za dobry plan. A z kolei dobry plan jest bardzo pomocny przy uzyskaniu zgody przełożonego i uzyskania budżetu. Aby dobrze wybrać cele imprezy, ustal formę eventu. Pamiętaj na przykład o tym, żeby przy networkingu przeznaczyć dużą ilość wolnego czasu, i uniknąć sztywnych rozmów przy wielogodzinnej kolacji.

Cele eventu można podzielić w zależności od:
- Celu firmy zapraszającej;
- Interesu grupy docelowej.

Oba cele są podstawą przy ustalaniu celów imprezy. Osiągniesz je odpowiadając na pytanie: Dlaczego powinniśmy inwestować pieniądze, wysiłek oraz czas? Dlaczego miałby potencjalny gość inwestować swój czas (a często i pieniądze)?

Umiej spojrzeć krytycznie na odpowiedzi i upewnij się, że Twoja firma to popiera.

Z punktu widzenia firmy każdy event ma cele, które dzielimy na podstawowe i drugorzędne.

Cele podstawowe są najważniejszym motywem organizowania eventu, postaraj się je ustalić. Może to być na przykład osiągnięcie pewnych kwot sprzedaży lub nawiązanie nowych kontaktów.
Cele drugorzędne są często rezultatem przygotowywanego eventu: promowanie lojalności, pozycjonowanie firmy, polepszanie wizerunku, przywiązywanie do siebie klientów.

Najczęstsze cele eventów, zarówno dla wewnętrznych i zewnętrznych grup docelowych, to:
- Wymiana informacji, wiedzy i doświadczenia;
- Robienie interesów/zarabianie pieniędzy;
- Podziękowania, nagradzanie;
- Motywacja;
- Tworzenie, umacniania bądź polepszanie wizerunku;
- Udzielanie wsparcia;
- Wzajemne poznawanie się;
- Tworzenie poczucia solidarności/team building;
- Tworzenie renomy (goodwill);
- Zwiększania lojalności;
- Powodowanie poczucie dumy.

Znaczenie kontaktów
Ci, którzy organizują event, nie mogą zapominać o znaczeniu kontaktów międzyludzkich. Kontakty te są tak ważne, że to one formują prawdziwy cel eventu.

Wy, jak organizatorzy, zróbcie co w waszej mocy by zwiększyć ilość i jakość tych kontaktów, a one same powinny pozostać miłymi spotkaniami. To ważne dla Waszych gości: spotykanie, wymiana doświadczeń, zdobywanie wiedzy. Każdy wkłada swój czas, pamiętaj więc nie tylko o Waszym przedstawieniu, ale i o uczestnikach eventu.

Kontakty mogą mieć mniej lub bardziej ukryte cele. Pokazując się na evencie każdy pracujący dla danej firmy demonstruje i potwierdza swoją pozycję jaką w niej zajmuje. Niektórym to schlebia, że inni widują ich wśród pewnych osób. Można tu użyć ukrytej perswazji, np. gdy gość widzi na zaproszeniu z kim na evencie się spotka. To wzbudza zainteresowanie. Zaproszony sam siebie zacznie pytać: Będę wtedy na miejscu? Co ten event dla mnie oznacza? Co przegapię jeśli mnie tam nie będzie? Mogę wyjść wcześniej z pracy by zdążyć na początek imprezy? Ważność wydarzenia powinna być na tyle duża, że uczestnikowi nie przeszkadza, że na przykład pada deszcz, i cieszy się z wyjazdu.

Wydawnictwo Na Czasie