Wskazówki i porady

Lista kontrolna

Checklist i scenariusz
Decyzja zapadła i organizujecie event, w takim wypadku wybierzcie osobę, która weźmie na siebie odpowiedzialność za jego organizację. To zadanie można powierzyć komuś z działu marketingu (lub/i komunikacji). Dział HR może okazać się pomocny szczególnie gdy ma to być impreza dla ludzi z firmy. Często w organizacje przedsięwzięcia angażuje się również sekretariat zarządu ponieważ, organizacja event’u to więcej pracy niż się wydaje. Każdy event powinni współtworzyć zarówno organizatorzy jak i odpowiedzialni za niego, jest to o wiele bardziej praktyczne, a jednocześnie stanowi większe wsparcie decyzyjne.

Checklist - Lista kontrolna.
Chcąc pomóc Wam przygotować listę rzeczy do zrobienia polecamy skorzystać z listy poniżej. Aby uzyskać więcej informacji i pomysłów, radzimy przejść przez wszystkie wskazówki, które zawierają więcej szczegółów.

Kompletowanie drużyny organizatorów
- Szukaj ludzi z różnych działów i w różnym przedziale wiekowym;
- Wybierz osobę odpowiedzialną za całość;
- Wybierz osobę odpowiedzialną za budżet;
- Zdefiniuj zadania poszczególnych członków grupy;
- Ustal wynagrodzenie w zależności od powierzonych obowiązków (i związanych z tym wyjazdów,=>to należy do obowiązków, chyba się w nich zawiera);
- Organizuj spotkania na bieżąco – rozmawiaj o aktualnych i podjętych działaniach;
- Ustal terminy.

Na początku
- Dowiedz się (dlaczego-moim zdaniem zbędne, najwyżej w nawiasie) z jakiej przyczyny event się odbywa;
- Zdefiniuj cel event’u;
- Ustal budżet;
- Ustal formę i typ event’u;
- Zdefiniuj charakter event’u;
- Stwórz profil gości (lub stwórz listę gości o danym profilu).

Wewnętrzna organizacja czy outsourcing?
- Rozważ czy masz wystarczającą ilość czasu by zorganizować event we własnym zakresie;
- Ustal czy budżet pozwala na outsourcing (części lub całości);
- Zbadaj czy masz wystarczającą wiedzę i doświadczenie by samemu/samej zorganizować event;
- Spytaj sam/-a siebie czy firma organizacyjnie i finansowo może podjąć takie ryzyko.

Podwykonawcy
- Daj sobie polecić podwykonawców i sprawdź ich;
- Odwiedzaj targi, czytaj pisma branżowe, szukaj w Internecie (m.in. www.na-czasie.pl);
- Umów się na wstępne rozmowy z podwykonawcami;
- Ściągaj najróżniejsze oferty;
- Spisz umowę z odpowiednimi warunkami dla podwykonawcy;
- Ustal budżet.

Budowanie scenariusza
- Dobry scenariusz powinien zawierać: czas, miejsce, program, osoby odpowiedzialne za program oraz współpracę z podwykonawcami. Zachowaj miejsce na notatki;
- Stwórz listę z wszystkimi współpracującymi przy tym wydarzeniu, łącznie z ich numerami telefonów, i prześlij wszystkim tę listę;
- Zorganizuj przynajmniej jedno spotkanie operacyjne z organizatorami oraz podwykonawcami.

Podczas event’u
- Rozdaj wszystkim scenariusz event’u;
- Wyznacz osobę do kontroli nad wszystkim;
- Upewnij się, że reżyser event’u jest gotowy do podejmowania decyzji w każdej chwili;
- Wyznacz osobę do kontaktu z podwykonawcami;
- Troszcz się o gości.

Po wszystkim
- Wyślij podziękowanie wszystkim mówcom, artystom, podwykonawcom, itd;
- Prześlij gościom pamiątkę z event’u (np. fotorelację z eventu);
- Przygotuj informację prasową i wyślij ją do (lokalnych) mediów;
- Używaj scenariusza przy następnych okazjach;
- Stwórz końcowy raport finansowy;
- Wyślij pracownikom zapis event’u (wewnętrzna sieć, gazetka, itp.).

Scenariusz
Same punkty/atrakcje event’u nie wystarczą na dobry scenariusz. Ważne jest zrobić też mapę imprezy (co w którym miejscu się znajduje). Event z dobrze stworzonym programem, na który składa się dobre przygotowanie sam się poprowadzi. Scenariusz zawiera sensowne podsumowanie wszystkich faktów i spotkań. Dobrze jest zrobić dwa scenariusze: jeden krótki dla podwykonawców, a drugi, bardziej szczegółowy dla współpracowników.
Kiedy (czas), Gdzie (lokacja), Jak (odpowiedzialni), Co (działania) - odpowiedzi na te pytania ułożą się na dobry scenariusz.

Pomyśl także o...
Część (a czasem i większość) współpracowników, którzy spotkają się na wydarzeniu, nie zna siebie nawzajem. Najlepsze co możesz zrobić przed event’em to zwołać spotkanie organizacyjne gdzie wszyscy się sobie przedstawią. Zobaczysz, to nie tylko zwykłe zapoznanie się ze sobą, będą lepiej współpracować w trakcie imprezy - ponieważ się już znają.

Masz już listę osób tworzących event, z ich numerami telefonów, zatroszcz się i o mapę (z wyjściami ewakuacyjnymi) - umieść je w planie imprezy dla gości. Oni cenią sobie takie informacje, może być to informacja zamieszczona na kartce A4.

Ostateczny scenariusz imprezy jest zbiorem faktów, imprez, przeglądów wielu faktów i zdarzeń, badań, budżetów, spotkań, pomysłów, umów i wielu innych. Jest budowany na podstawie programu. Zestaw wszystkie fakty razem i sprawdź czy nic nie zostało ominięte.
Scenariusz to ważna rzecz - przeznacz na niego odpowiednią ilość czasu. Sukces eventu zależy od trafnie wybranych podwykonawców, agencji oraz pracowników - i to Ty jesteś za to odpowiedzialny. Dopiero wtedy gdy wiesz, że wszystko masz i nie pozostało nic więcej do uzgadniania, zaczynasz imprezę.

Wydawnictwo Na Czasie