Wskazówki i porady

Druk

Eventowi zawsze towarzyszy duże przedsięwzięcie drukarskie, rozpoczynające się poprzez druk zaproszeń oraz wizytówek, kończąc na opaskach reklamowych czy nadrukach na odzieży. Aby wydarzenie odniosło zamierzony sukces, powinno przebiegać sprawnie i szybko. Mając listę kontrolną, jesteś w posiadaniu całego procesu decyzyjnego, zbioru idei oraz etapów realizacji przedsięwzięcia.

Podejmij decyzję odnośnie tego co powinno być wydrukowane do użytku wewnętrznego firmy, oraz informacji potrzebnych zewnętrznym firmom, które będą zajmować się organizacją eventu. Możesz drukować wszystko co związane jest z eventem, a przede wszystkim zadbaj o druk logo, które będzie Cię wyróżniać z tłumu. Konsultując się z grafikiem, ustal kolor, styl, porządek oraz rodzaj papieru. Posługuj się szkicami oraz wzorami rysunków, dążąc do wersji finalnej.
Wreszcie, masz styl, który Ci odpowiada tego co chcesz wydrukować, jedyne co pozostało to zapytać o cenę druku. Najczęściej to wykonawca ustala cenę, bądź robi to przy pomocy swoich pracowników. Zazwyczaj, przedstawia nam kilka wersji, aby można było wybrać tę, która najbardziej nam odpowiada. Niektóre drukarnie, stosują zasadę, że to klient przynosi do nich gotowy projekt, wtedy koszta są automatycznie niższe. Staraj się starannie podchodzić do projektów, ponieważ poprawki niekiedy kosztują o wiele więcej niż druk samego projektu. Pamiętaj o uzgodnieniu dokładnie wszystkich szczegółów, w tym celu zaletą byłoby współpracować z poleconym przez kogoś grafikiem oraz drukarzem, z którymi komunikacja byłaby zdecydowanie łatwiejsza.

Staraj się zwracać uwagę na następujące szczegóły:

rodzaj papieru
format
logo oraz schemat tekstu
języki tekstu
grafikę
czytelność tekstu oraz inne detale

Kilka słów wyjaśnienia o każdym z nich:

Typ papieru
Większość z dostępnych papierów nadaje się do druku, postaraj się wybrać taki, który najbardziej odpowiada do Twoich potrzeb pod względem, formatu, chłonności druku, gramaturgi (papier wizytówkowy, kredowy itp.) Zwróć uwagę na fakt, że cięższy papier w transporcie będzie sprawiał większe problemy oraz będzie generował o wiele większe koszty. Rodzaj papieru powinien być wybierany w konsultacji z grafikiem oraz drukarzem. Na koniec wybierz papier odpowiedni na okładkę, wbrew pozorom to jedna z najważniejszych części Twojego katalogu.

Format
Wybierając format, powinieneś rozważyć wszelkie za i przeciw, dogodności i przeciwności. Musisz zdecydować się, czy chcesz zaskoczyć swojego klienta dużym, rzucającym się w oczy formatem, czy też skupić się na niewielkiej kieszonkowej formie, którą zawsze klient będzie mógł mieć pod ręką. Przykładowo, karty menue są drukowane w stylu dekoracji lokalu, a kolorystycznie pasują do stolika. Druk biletów zazwyczaj wiąże się z małymi cenami, pomimo tego, że jest wysokiej jakości oraz swoim wyglądem przyciąga klientów. Druki standardowych formatów takich jak A4, A5 generują zdecydowanie mniejsze koszty, niż te ustalone według własnego kryterium.

Logo oraz schemat tekstu
Mając gotowy projekt logo, uzgodnij z drukarzem w jakich kolorach powinno zostać wydrukowane. Ważne jest także miejsce logo, czy powinno być dobrze wyeksponowane i przyciągać wzrok, czy znajdować się z boku i jedynie informować, kto jest organizatorem eventu. Staraj się słuchać rad grafika, który ma doświadczenie w tej kwestii. Należałoby się zastanowić również nad czcionką w jakiej byłby napisany tekst, czcionka wbrew pozorom dużo mówi o charakterze przedsięwzięcia. Schemat tekstu, ma wpływ na przejrzystość oraz czytelność informacji, przykładowo w ciemnym pomieszczeniu trudniej jest dojrzeć tekst, powinien on być zatem kontrastowy z tłem oraz napisany większymi literami.

Języki
W zależności od tego czy jesteś przedstawicielem dużej firmy czy lokalnego przedsiębiorstwa, zaproszenia będą rozsyłane w kraju bądź za granicą. W przypadku eventu międzynarodowego, zobligowany jesteś do wydrukowania tekstu w kilku językach. Powinieneś dokładnie przemyśleć języki, w których publikacja się ukarze, zwracając uwagę na pewne niuanse drukarskie związane z kulturą w innych krajach.

Grafika
W większości przypadków, to właśnie grafika jest decydującym elementem o tym czy nasze zaproszenie przyciąga czy się nie podoba. Największą adaptowalnością do druku charakteryzują się czarno-białe fotografie. Radzę jednak wybrać kolorowe zdjęcia, które zdecydowanie bardziej zwrócą uwagę Twoich gości. Upewnij się, że zdjęcia są w dobrej jakości oraz zadbaj o to by zostały dostarczone na czas do drukarni.

Lista kontrolna
Chaos, który towarzyszy przygotowaniom do eventu, będzie zdecydowanie łatwiejszy do opanowania poprzez listę kontrolną. Lista ta, będzie służyła Ci jako przypomnienie o:

kratach (menu, zaproszeniach, kartach zwrotnych, ulotkach)
banerach (plakatach itp.)
listach
kwestionariuszach
flagach
planach imprezy
programie
personelu
liście z numerami telefonów
liście z numerami stolików

Jeśli masz możliwość, możesz wydrukować swoje logo w dużym formacie i umieścić go w strategicznym miejscu podczas przyjęcia.

Podsumowując, musisz być czujny odnośnie, papieru, formatu oraz kolorystyki druku, ważne jest to z dwóch powodów, przyczynia się do ograniczenia kosztów eventu oraz do powodzenia przedsięwzięcia i zadowolenia Twoich gości.

Wydawnictwo Na Czasie