Wskazówki i porady

Lokacja

Miejsce eventowe odgrywa znaczącą rolę dla charakteru i atmosfery eventu. Atmosfera, nastrój, dojazd mogą pomóc imprezie (spotkaniu, konferencji...) albo i ją zepsuć. Ale oprócz atmosfery miejsca jest jeszcze sporo zewnętrznych czynników, które sprawiają, że wybrane miejsce jest tym jedynym.

Praktycznie wszystko gra rolę: otoczenie, centralne położenie, parking i łatwość dojazdu. Mało udanym pomysłem jest organizacja eventu na Dolnym Śląsku, kiedy większość gości jest z Mazur. Mimo tego wspaniałego pałacu, który idealnie pasuje...

Upewnij się czemu ma lokacja służyć. Nie tylko jej wygląd jest ważny czy opinia, ale na przykład ile osób pomieści, czy pasuje do tematyki eventu, czy łatwo tam dojechać. Poniżej lista wskazówek i pomysłów.

Rodzaj lokacji
Są cztery rodzaje miejsc w zależności od rozmiaru i różnorodności:
- Wewnętrzne;
- Poza firmą zadaszone;
- Poza firmą na świeżym powietrzu;
- Ruchome.

Poniżej przykłady:

Wewnętrzne lokacje
To miejsca wewnątrz budynku firmy: kantyna, restauracja, magazyn, hol, parking, sale szkoleniowe, itp. Jeżeli wszyscy macie dobry humor, to może być świetne miejsce na event. I nie będziecie pierwszymi, którzy z parkingu robią tor kartingowy.

Poza firmą zadaszone
Centra konferencyjne, hotele, kluby, restauracje, teatry, pałace, zamki, kopalnie, stare fabryki... i cała masa innych.

Poza firmą na świeżym powietrzu
Mimo, że klimat naszego kraju jest umiarkowany ale o nieumiarkowanej skłonności do zmian, to latem wiele imprez jest organizowanych na dworze. Zwykle jest do dyspozycji jakaś część zadaszona (namiot) gdy bawimy się w parku, na plaży czy na stadionie. Część namiotu można przeznaczyć catering, bar, szatnię.

Lokacje ruchome
Już coraz częściej imprezy mają miejsce na statkach, tramwajach wodnych, w pociągu, a nawet samolotach. Zaletą organizacji tutaj imprez jest stała obecność gości, od początku do końca eventu. Dodatkowo, już sam fakt imprezy na łodzi jest intrygujący.

Wielkość
Gdy masz już miejsce to skorzystaj z powierzchni, którą oferuje. Jeśli większą część eventu Twoi gości spędzą siedząc, wybierz to miejsce, które pomieści więcej osób w ustawieniu teatralnym. Pojemność sal wiąże się z ich rozmiarem, kształtem lub ilością/wielkością mebli (czy specjalnej dekoracji).

Sprawdź
-Czy lokacja i otoczenie pasują do zaproszonych gości i tematyki eventu?
-Czy dojazd samochodem jest łatwy?
-Czy dojazd publicznym transportem jest łatwy? Dojazd tramwajem do zatłoczonego centrum miasta może być dla wielu łatwiejszy (i mniej stresujący).
-Czy miejsce nie jest za daleko?
-Czy pomieszczenia dają się zaadaptować to ilości gości albo specjalnej dekoracji?
-Czy obok jest parking?
-Czy można szybko zmieniać uzgodnienia w sytuacji jeśli nie zjawią się wszyscy zaproszeni?
-Czy miejsce ma dobry catering?
-Czy ma sprzęt audiowizualny, dobre nagłośnienie i akustykę?
-Czy jest scena?
-Czy jest miejsce na wystawę?
-Czy może być powiększone o bar?
-Czy są osobne pomieszczenia, na np. dyskusje w kilkuosobowym gronie?
-Czy świadczą usługi hotelarskie?
-Czy jest na miejscu osoba, z którą możesz na bieżąco omawiać sprawy związane z eventem?
-Czy wymagają współpracy z ich firmą cateringową lub ich ekipą od nagłośnienia i światła? Czy pobierają opłatę jeśli chcesz przyjechać ze swoimi?
-Czy w tym samym czasie odbywa się tam inna impreza? Nie będziecie sobie przeszkadzać?

Wskazówka!
Płacisz za tyle ile rezerwujesz. Ponieważ nigdy nie możesz mieć pewności ile osób faktycznie przyjedzie, postaraj się uzgodnić tę „ostatnią chwilę" kiedy to potwierdzisz. Dzięki temu zapobiegniesz eventowi w hali dla kilkudziesięciu osób, albo czterem osobom wciskającym się do jednoosobowego pokoju hotelowego.

Wydawnictwo Na Czasie